Automatyzacja przestała być luksusem zarezerwowanym dla korporacyjnych gigantów z armią programistów. Narzędzia no-code jak Zapier i Make dają dziś każdemu – od freelancera po rozwijające się średnie przedsiębiorstwo – możliwość zautomatyzowania powtarzalnych zadań bez pisania kodu. Pytanie tylko: które z nich pasuje do Twojego biznesu?
Zacznij od strategii – praktyczny prompt AI
Zanim zagłębisz się w szczegóły techniczne, warto uporządkować myśli. Przygotowałem dla Ciebie prompt, który pomoże zaplanować automatyzację dostosowaną do Twojej specyfiki. Skopiuj go do ChatGPT, Gemini lub Perplexity i uzupełnij własnymi danymi:
Jesteś ekspertem od automatyzacji procesów biznesowych. Pomóż mi zaplanować automatyzację dla mojej firmy.
Parametry:
- Branża/rodzaj działalności: [np. e-commerce, usługi B2B, agencja marketingowa]
- Proces do zautomatyzowania: [np. zarządzanie leadami, fakturowanie, obsługa zapytań]
- Liczba wykonań miesięcznie: [np. 500, 2000, 10000]
- Poziom złożoności: [prosty/średni/zaawansowany]
Na podstawie tych danych zaproponuj:
1. Czy lepiej użyć Zapier czy Make i dlaczego
2. Schemat kroków automatyzacji
3. Szacunkowy koszt miesięczny
4. Potencjalne pułapki i jak ich uniknąćZapier – prostota, która działa od zaraz
Największa siła Zapier tkwi w jego intuicyjności. Interfejs prowadzi Cię za rękę, więc nawet bez technicznego zaplecza uruchomisz działające workflow w kilka minut.
Co zyskujesz:
- płytką krzywą uczenia – pierwsze automatyzacje stworzysz niemal natychmiast,
- dostęp do ponad 3000 gotowych integracji – największa baza na rynku,
- bibliotekę szablonów dla typowych scenariuszy,
- przejrzystą, liniową strukturę – jeden trigger uruchamia serię akcji.
To idealne rozwiązanie dla organizacji, gdzie różne działy chcą samodzielnie automatyzować swoją pracę. Marketerzy łączą formularze z CRM-em, handlowcy synchronizują leady z kalendarzem, księgowość automatyzuje obieg faktur – wszystko bez angażowania IT.
Jak płacisz: Zapier stosuje task-based pricing – każda akcja w workflow to jeden task. Jeśli Twoja automatyzacja składa się z 4 kroków (odebranie formularza, zapis do CRM, email, aktualizacja arkusza), każde uruchomienie pochłania 4 taski.
Kiedy Zapier to strzał w dziesiątkę?
- potrzebujesz automatyzacji już wczoraj,
- Twoje procesy są stosunkowo proste i przewidywalne,
- używasz niszowych aplikacji, których może nie być w mniejszych katalogach,
- chcesz, żeby różne osoby w firmie samodzielnie tworzyły swoje automatyzacje.
Make – gdy potrzebujesz więcej mocy
Make (wcześniej Integromat) to zupełnie inna filozofia. Wizualny edytor przypomina płótno, gdzie układasz schemat przepływu danych metodą drag-and-drop. Nawet skomplikowane scenariusze stają się przejrzyste.
Co wyróżnia Make:
- wizualizację całego procesu – widzisz każde rozgałęzienie i warunek na jednym ekranie,
- ponad 500 gotowych integracji,
- zaawansowaną logikę – rozgałęzienia, pętle, złożone ścieżki decyzyjne,
- funkcję „run once” – testujesz workflow przed startem, a system pokazuje raport z błędami bezpośrednio w interfejsie,
- elastyczną transformację danych – parsing, iteracje, niestandardowe funkcje.
Protip: Zanim zaczniesz budować złożony scenariusz w Make, naszkicuj go na papierze. Zidentyfikujesz wszystkie możliwe ścieżki i warunki, zanim przeniesiesz je do wizualnego edytora.
Jak płacisz: Make używa operations-based pricing – płacisz za operacje wykonane przez moduły. Często okazuje się to bardziej ekonomiczne przy złożonych scenariuszach, gdzie dodatkowe warunki i transformacje w Zapier liczyłyby się jako osobne taski.
Kiedy Make to lepszy wybór?
- budujesz złożone automatyzacje z wieloma rozgałęzieniami,
- potrzebujesz zaawansowanego przetwarzania danych,
- uruchamiasz setki lub tysiące procesów dziennie (lepszy model cenowy),
- masz czas na naukę i zależy Ci na pełnej kontroli.
Porównanie w praktyce
| Aspekt | Zapier | Make |
|---|---|---|
| Interfejs | Liniowy, krok po kroku | Wizualny schemat blokowy |
| Liczba integracji | 3000+ aplikacji | 500+ aplikacji |
| Złożoność workflow | Prosta, liniowa | Zaawansowana z rozgałęzieniami |
| Czas wdrożenia | Minuty | Godziny/dni |
| Testowanie | Manualne | Funkcja „run once” z raportem |
| Transformacja danych | Podstawowa | Pełna elastyczność |
| Model cenowy | Za zadania (tasks) | Za operacje (operations) |
| Debugowanie | Logi w każdym kroku | Wizualny raport błędów |
Protip: Nie musisz wybierać jednego narzędzia. Wiele firm używa modelu hybrydowego – Zapier do codziennych, prostych automatyzacji, a Make do złożonych procesów wymagających zaawansowanej logiki.
Prawdziwe scenariusze – rozpoznaj swój przypadek
Scenariusz 1: Zarządzanie leadami (Zapier wygrywa)
Twój proces:
- Klient wypełnia formularz
- Dane wędrują do CRM-u (HubSpot/Pipedrive)
- Handlowiec dostaje powiadomienie
- Kontakt trafia do kampanii email
Dlaczego Zapier: Prosty, liniowy przepływ. Gotowy szablon uruchomisz w 10 minut.
Scenariusz 2: Zaawansowana kwalifikacja leadów (Make wygrywa)
Twój proces:
- Lead wypełnia formularz
- Analiza – system weryfikuje branżę, wielkość firmy, budżet
- Routing warunkowy według kryteriów:
- duże firmy (>100 osób) → senior account manager
- średnie → regular account manager
- małe → junior/inside sales
- Sprawdzenie dostępności – iteracja przez kalendarz
- Brak dostępności → przekierowanie do zastępcy
- Utworzenie zadania w CRM z priorytetem
- Spersonalizowany email z dynamiczną treścią
Dlaczego Make: Wielopoziomowa logika, iteracje, warunki – w prostej strukturze Zapier byłoby to nieefektywne.
Scenariusz 3: Synchronizacja wielokanałowa (Make wygrywa)
Twój proces:
- Aktualizacja danych w CRM uruchamia równoległe ścieżki
- Jednoczesna aktualizacja:
- systemu fakturowania
- platformy email marketingowej
- arkusza Google (raporty)
- narzędzia do obsługi klienta
- Warunek: zmiana emaila → update w systemie webinarowym
Dlaczego Make: Równoległe przetwarzanie, wizualizacja całości, łatwe debugowanie przy błędach w którejkolwiek ścieżce.
Koszty – konkretne przykłady
Przykład 1: Prosta automatyzacja (300 wykonań/miesiąc)
Workflow: Formularz → CRM → Email → Arkusz (4 kroki)
- Zapier: 300 × 4 = 1200 tasków/miesiąc
- Make: 300 × 4 = 1200 operacji/miesiąc
Koszty porównywalne, ale Zapier wygrywa prostotą.
Przykład 2: Złożona automatyzacja (500 wykonań/miesiąc)
Workflow: Formularz → Analiza → 3 ścieżki warunkowe → 8 różnych akcji
- Zapier: Średnio 6 tasków = 3000 tasków/miesiąc
- Make: Średnio 10 operacji (z warunkami i transformacjami) = 5000 operacji/miesiąc
Make może być tańszy przy większych pakietach, oferując jednocześnie więcej możliwości.
Protip: Przetestuj koszty w obu platformach dla swojego konkretnego przypadku. Wiele workflow wydaje się prostych, ale po analizie wymaga więcej kroków niż zakładano.
Testowanie – gdzie oszczędzisz nerwy
Różnica w podejściu do debugowania może zaważyć na czasie wdrożenia i późniejszego utrzymania.
Make – wizualne debugowanie
Funkcja „run once” daje szczegółowy raport:
- widzisz dokładnie, który moduł zawiódł,
- podglądasz dane w każdym kroku,
- identyfikujesz problemy bez sprawdzania logów w systemach docelowych,
- śledzisz przepływ danych w czasie rzeczywistym.
Zapier – manualne śledzenie
- przechodzisz przez każdy krok łańcucha Zapów,
- błędy wymagają analizy logów,
- w długich automatyzacjach znalezienie problemu zajmuje czas,
- brak centralnego widoku wszystkich elementów.
Dla zespołów rozwijających wiele automatyzacji wizualne debugowanie Make oszczędza dziesiątki godzin rocznie.
AI w automatyzacji – działa już teraz
Zarówno Zapier, jak i Make oferują integracje z AI i Large Language Models, otwierając nowe możliwości.
Praktyczne zastosowania:
- Analiza sentymentu – automatyczna kategoryzacja feedbacku i dostosowana reakcja,
- Generowanie treści – spersonalizowane emaile, opisy produktów,
- Ekstrakcja danych – wyciąganie kluczowych informacji z nieustrukturyzowanych tekstów,
- Inteligentne routowanie – przypisywanie zgłoszeń na podstawie analizy treści,
- Automatyczne tłumaczenia – komunikacja w języku klienta w czasie rzeczywistym.
Firmy wykorzystujące AI w automatyzacji osiągają średnio 30% wyższą efektywność obsługi. To nie przyszłość – możesz to wdrożyć dziś.
Protip: Zacznij od prostych przypadków, jak kategoryzacja emaili czy generowanie podsumowań. Zespół oswoi się z technologią przed wdrożeniem zaawansowanych scenariuszy.
Bezpieczeństwo – nie przeskocz tego etapu
Wybierając narzędzie przetwarzające dane klientów, compliance z RODO i bezpieczeństwo są kluczowe.
Co sprawdzić:
- szyfrowanie danych w tranzycie i spoczynku,
- zgodność z RODO dla firm w UE,
- certyfikaty (SOC 2, ISO 27001),
- kontrola dostępu i role użytkowników,
- audyt logów – kto i kiedy wprowadzał zmiany,
- możliwość backup i recovery.
Praktyczna rada: Przed wdrożeniem automatyzacji przetwarzającej dane osobowe skonsultuj się z działem prawnym lub specjalistą RODO.
Skalowalność – myśl o przyszłości
Pytania, które warto zadać:
- Ile automatyzacji uruchomimy za 6 miesięcy? Za rok?
- Jak szybko rośniemy i czy potrzeby skalują proporcjonalnie?
- Czy potrzebujemy real-time czy wystarczą sprawdzenia co 15 minut?
- Jak zarządzać 50+ aktywnymi workflow?
Współpraca zespołowa w skali
W miarę rozwoju kluczowe staje się zarządzanie zespołowe:
- wspólne foldery i organizacja,
- role i uprawnienia,
- historia zmian i możliwość wycofania,
- wbudowana dokumentacja,
- powiadomienia o błędach do odpowiednich osób.
Protip: Zaplanuj od początku strukturę folderów i konwencję nazewnictwa. Przy 50+ workflow uporządkowana hierarchia oszczędzi godziny szukania.
Świadomy wybór zamiast teorii
Zapier lub Make? To nie „albo-albo” – to kwestia dopasowania narzędzia do Twoich procesów, zasobów i celów.
Wybierz Zapier, gdy:
- priorytetem jest szybkość i prostota,
- automatyzujesz liniowe procesy,
- różne działy mają pracować samodzielnie,
- potrzebujesz szerokiej biblioteki integracji.
Wybierz Make, gdy:
- budujesz scenariusze z zaawansowaną logiką,
- chcesz wizualizować cały przepływ,
- uruchamiasz high-volume procesy,
- masz zasoby na naukę i zależy Ci na kontroli.
Kluczem nie jest wybór „najlepszego” narzędzia, ale strategiczne podejście. Zanim zainwestujesz:
- Zmapuj procesy do automatyzacji
- Oszacuj liczbę wykonań i złożoność
- Przeanalizuj zasoby (czas, budżet, kompetencje)
- Przetestuj obie platformy z konkretnymi przypadkami
Wiele firm odnosi sukces stosując model hybrydowy – Zapier dla prostych automatyzacji, Make dla złożonych procesów biznesowych. Nie bój się eksperymentować i dostosowywać wybór do zmieniających się potrzeb.
Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu automatyzacji? Skontaktuj się z nami – doradzimy rozwiązania oparte na Twoich rzeczywistych potrzebach biznesowych, nie na teorii.
